Compétences : à la fin de cette leçon, chaque élève doit être capable de :
logiciel de haut niveau qui permet de manipuler les informations stockées dans une base de
données. C’est grâce à ce logiciel que l’utilisation ou l’exploitation d’une base des données devient
très facile et efficace. Dans cette leçon, nous étudierons le SGBD Ms Access.
B
Microsoft. Ce logiciel fait partie de la suite Microsoft Office. Depuis les premières versions,
l’interface de Microsoft Access permet :
Pour installer MS Access il suffit d’installer la suite bureautique office.
recherche Windows et taper « Access » le logiciel s’affiche et cliquez sur l’icône pour le lancer.
Une fois Ms Access lancé, il faut créer une base des données avant de continuer. Pour cela, on
procède comme suit :
quoi, cliquez sur le bouton Fermer se trouvant sur la barre de titre de l’interface de ce logiciel
Avant de pouvoir exploiter les données contenues dans la base, il va falloir les modéliser. C’est-à-
dire trouver le meilleur moyen de représenter le monde réel en structurant la base de données de
manière à pouvoir l’exploiter la plus simplement par la suite.
Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en données
qui sont stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données, organisées en lignes
et en colonnes. On peut stocker dans une table n’importe quel type d’information (texte, chiffres,
graphisme, son, etc.…)
Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l’ensemble des données
relatives à la même information. Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet
d’adresses, nous allons utiliser une table « contacts » qui contiendra toutes les informations
concernant chaque contact, chaque enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un
seul) contact (nom, adresse, téléphone, date de naissance, etc.…)
Comme on vient de le voir, chaque enregistrement contient un ensemble d’informations (nom,
adresse, téléphone) qui ont elles-mêmes diviser l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie
s’appelle un champ. Le champ contient une partie des informations de chaque enregistrement
Si on reprend notre exemple de carnet d’adresse, nous allons avoir une table qui peut ressembler à
ça :
Le champ (ou colonne) : C’est l’unité d’information dans une table. Une table est constituée de
différents champs.
L’enregistrement (ou la ligne) : C’est l’ensemble des données relatif à la même information.NB :
nécessaire de les regrouper dans une autre table. Prenons l’exemple de la gestion d’une collection
de disque. On pourrait être tenté de créer une seule table contenant les informations suivantes :
Nous constatons qu’on pourra scinder cette table en deux autres tables. L’une renfermant les
informations sur l’auteur et l’autre sur l’album. Ainsi nous aurons :
On dira donc qu’un auteur fait des albums, ou à un auteur peut correspondre plusieurs albums. Mais
le problème qui se pose est de savoir exactement à quel auteur correspond chaque album. Pour cela
on va ajouter dans la table auteur un champ qui va identifier de façon unique chaque
enregistrement, ce champ d’identification unique est appelé clé primaire. Les deux tables
deviennent donc :
La clé primaire N° Auteur permet d’associer un album à un auteur. On voit ici que cette
organisation répond à une des exigences des bases de données, à savoir la non redondance des
informations, dans la première organisation, le nom et le prénom de l’auteur étaient répétés autant
de fois qu’il avait fait d’albums, ici il ne sera présent qu’une seule fois. Lorsqu’on voudra afficher
les caractéristiques d’un album, Access, grâce au numéro de l’auteur présent dans l’enregistrement
de la table « Albums » ira chercher automatiquement les informations le concernant dans la table «Auteurs ». Cette organisation a un énorme avantage, le jour où on veut modifier le nom ou le
prénom d’un auteur, cette modification sera répercutée automatiquement sur les albums qu’il aura
fait.
Elle contient tous les « objets » qui peuvent composer une base Access :Les Tables : Chaque table de la base va contenir les données se rapportant à un sujet
particulier, la table « clients » va contenir les informations sur les clients. C ’est l’objet
fondamental de la base de données.Les Requêtes : Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une
ou plusieurs tables à partir d’une question. Par exemple, une requête va pouvoir nous
afficher la liste des clients habitant à Maroua.Les Formulaires : Le formulaire est utilisé pour faciliter la saisie et la modification des
données d’une table, par exemple, le formulaire "client" va permettre d’entrer de façon
conviviale les informations concernant un client.Les États : Les états permettent d’imprimer des données contenues dans des tables selon
une présentation définie en y intégrant éventuellement des calculs.
Les Macros : Les macro commandes permettent d’automatiser une suite d’opérations
répétitives.Les Modules : Les modules sont des programmes écrits en Visual Basic for Application
(VBA) pour réaliser des opérations qui seraient trop complexes en utilisant les seules
fonctionnalités d’Access.
Ouvrir la base de données que vous venez de créer et cliquer sur l’onglet « créer » puis sur
« création de table »
Vous aurez ensuite un ensemble de champs à remplir.NB : Microsoft Access ne peut pas enregistrer une table qui ne contient pas de champs. Il est
donc nécessaire de remplir tous les champs voulus avant d’enregistrer la table.
Remplir les différents champs de la table puis définir une clé primaire.Pour définir une clé primaire, cliquez sur le champs souhaité et un onglet (clé primaire
apparait) cliquez sur cet onglet.
Faire ensuite un clic droit sur « table1 » puis cliquer sur « enregistrer » une boite de dialogue
apparait et vous devez renommer vitre table sur cette boite de dialogue.
partir d’une question. Pour créer une requête avec Access, on procède ainsi :
Dans la fenêtre principale d'Access, cliquez sur l'onglet "Créer", puis, sur le bouton "Création
Requête".
- Installer le serveur de données MS Access
- Configurer le serveur
- Utiliser une interface d’administration du serveur de données
Introduction
Un serveur de données encore appelé système de gestion des bases des données (SGBD) est un
logiciel de haut niveau qui permet de manipuler les informations stockées dans une base de
données. C’est grâce à ce logiciel que l’utilisation ou l’exploitation d’une base des données devient
très facile et efficace. Dans cette leçon, nous étudierons le SGBD Ms Access.
B
I- PRESENTATION ET DEMARRAGE DE MS ACCESS
1- Présentation
Microsoft Access, officiellement Microsoft Office Access c’est un SGBD relationnelle éditée par
Microsoft. Ce logiciel fait partie de la suite Microsoft Office. Depuis les premières versions,
l’interface de Microsoft Access permet :
- De gérer graphiquement des collections de données dans des tables, d'établir des relationsentre ces tables selon les règles habituelles des bases de données relationnelles,
- De créer des requêtes avec le QBE (Query by Example, ou directement en langage SQL),
- De créer des interfaces homme/machine et des états d'impression. La dernière version en date est la version 2016 ; elle fait partie de la suite Microsoft Office 2016 et est incluse dans
Pour installer MS Access il suffit d’installer la suite bureautique office.
2- Démarrage et arrêt de Ms Access
a) Démarrage
Pour démarrer MS Access, si vous utilisez Windows 7,8 ou 10 il suffit d’aller sur la barre de
recherche Windows et taper « Access » le logiciel s’affiche et cliquez sur l’icône pour le lancer.
Une fois Ms Access lancé, il faut créer une base des données avant de continuer. Pour cela, on
procède comme suit :
- Cliquez sur « Nouvelle Base de données » dans la fenêtre qui s’affiche.
- Dans le volet à droite, la zone « Base de données vide » apparaît, à l’endroit « Nom de fichier », on saisit un nom pour la base de données et puis on clique sur Créer.
b) Arrêt de MS Access
Pour arrêter ou pour quitter le SGBD Ms Access, il tout d’abord enregistrer votre travail, après
quoi, cliquez sur le bouton Fermer se trouvant sur la barre de titre de l’interface de ce logiciel
II- | ORGANISATION DES DONNÉES DANS UN SGBD (MS ACCESS) |
dire trouver le meilleur moyen de représenter le monde réel en structurant la base de données de
manière à pouvoir l’exploiter la plus simplement par la suite.
Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en données
qui sont stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données, organisées en lignes
et en colonnes. On peut stocker dans une table n’importe quel type d’information (texte, chiffres,
graphisme, son, etc.…)
Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l’ensemble des données
relatives à la même information. Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet
d’adresses, nous allons utiliser une table « contacts » qui contiendra toutes les informations
concernant chaque contact, chaque enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un
seul) contact (nom, adresse, téléphone, date de naissance, etc.…)
Comme on vient de le voir, chaque enregistrement contient un ensemble d’informations (nom,
adresse, téléphone) qui ont elles-mêmes diviser l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie
s’appelle un champ. Le champ contient une partie des informations de chaque enregistrement
Si on reprend notre exemple de carnet d’adresse, nous allons avoir une table qui peut ressembler à
ça :
Quelques définitions :
La table : c’est un ensemble de données organisées en rangées et en colonnes.
Le champ (ou colonne) : C’est l’unité d’information dans une table. Une table est constituée de
différents champs.
L’enregistrement (ou la ligne) : C’est l’ensemble des données relatif à la même information.NB :
- Deux tables d’une même base de données ne peuvent pas avoir le même nom.
- Deux champs de la même table ne peuvent pas avoir le même nom.
- Un même champ peut être présent dans plusieurs tables.
III- UTILISATION DE PLUSIEURS TABLES
Dans une table, plusieurs informations peuvent être en rapport sur un même sujet. Il est donc
nécessaire de les regrouper dans une autre table. Prenons l’exemple de la gestion d’une collection
de disque. On pourrait être tenté de créer une seule table contenant les informations suivantes :
Nous constatons qu’on pourra scinder cette table en deux autres tables. L’une renfermant les
informations sur l’auteur et l’autre sur l’album. Ainsi nous aurons :
On dira donc qu’un auteur fait des albums, ou à un auteur peut correspondre plusieurs albums. Mais
le problème qui se pose est de savoir exactement à quel auteur correspond chaque album. Pour cela
on va ajouter dans la table auteur un champ qui va identifier de façon unique chaque
enregistrement, ce champ d’identification unique est appelé clé primaire. Les deux tables
deviennent donc :
La clé primaire N° Auteur permet d’associer un album à un auteur. On voit ici que cette
organisation répond à une des exigences des bases de données, à savoir la non redondance des
informations, dans la première organisation, le nom et le prénom de l’auteur étaient répétés autant
de fois qu’il avait fait d’albums, ici il ne sera présent qu’une seule fois. Lorsqu’on voudra afficher
les caractéristiques d’un album, Access, grâce au numéro de l’auteur présent dans l’enregistrement
de la table « Albums » ira chercher automatiquement les informations le concernant dans la table «Auteurs ». Cette organisation a un énorme avantage, le jour où on veut modifier le nom ou le
prénom d’un auteur, cette modification sera répercutée automatiquement sur les albums qu’il aura
fait.
IV- CONFIGURATION DE MS ACCESS
1- Présentation de l’interface d’une base des données Access
Apres création de votre base des données, La fenêtre Base de Données s’affiche.
Elle contient tous les « objets » qui peuvent composer une base Access :Les Tables : Chaque table de la base va contenir les données se rapportant à un sujet
particulier, la table « clients » va contenir les informations sur les clients. C ’est l’objet
fondamental de la base de données.Les Requêtes : Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une
ou plusieurs tables à partir d’une question. Par exemple, une requête va pouvoir nous
afficher la liste des clients habitant à Maroua.Les Formulaires : Le formulaire est utilisé pour faciliter la saisie et la modification des
données d’une table, par exemple, le formulaire "client" va permettre d’entrer de façon
conviviale les informations concernant un client.Les États : Les états permettent d’imprimer des données contenues dans des tables selon
une présentation définie en y intégrant éventuellement des calculs.
Les Macros : Les macro commandes permettent d’automatiser une suite d’opérations
répétitives.Les Modules : Les modules sont des programmes écrits en Visual Basic for Application
(VBA) pour réaliser des opérations qui seraient trop complexes en utilisant les seules
fonctionnalités d’Access.
1- Création d’une table
Pour créer une table dans la base de données Access, on procède comme suit :
Ouvrir la base de données que vous venez de créer et cliquer sur l’onglet « créer » puis sur
« création de table »
Vous aurez ensuite un ensemble de champs à remplir.NB : Microsoft Access ne peut pas enregistrer une table qui ne contient pas de champs. Il est
donc nécessaire de remplir tous les champs voulus avant d’enregistrer la table.
Remplir les différents champs de la table puis définir une clé primaire.Pour définir une clé primaire, cliquez sur le champs souhaité et un onglet (clé primaire
apparait) cliquez sur cet onglet.
Faire ensuite un clic droit sur « table1 » puis cliquer sur « enregistrer » une boite de dialogue
apparait et vous devez renommer vitre table sur cette boite de dialogue.
2- Création des formulaires
Un formulaire permet :
- D’entrer directement des données dans une table
- De modifier ou de supprimer des données d’une table
- De faire des menus et des boites de dialogue.
- Cliquez sur "Créer"
- Ensuite cliquez sur "assistant formulaire" vous devez sélectionner des champs de formulaire
- puis cliquer sur « suivant »
- Laissez cocher « colonne simple » puis cliquez sur « suivant » puis sur « terminer »
3- Création des requêtes
Les requêtes vont être utilisées pour obtenir des données contenues dans une ou plusieurs tables à
partir d’une question. Pour créer une requête avec Access, on procède ainsi :
Dans la fenêtre principale d'Access, cliquez sur l'onglet "Créer", puis, sur le bouton "Création
Requête".
- Sélectionner la table sur laquelle va porter la requête puis cliquer sur " Ajouter", s’il n'y a aucune autre table à ajouter, on clique sur " Fermer".
- Cliquer sur un champ pour l’ajouter, sélectionner un type de tri et mettre les critères.
- Cliquer sur enregistrer, puis écrire le nom de la requête et ensuite sur Ok.
- Double cliquer sur le nom de la requête pour afficher le résultat de la requête.
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